Vivemos em uma época cada vez mais digital, integrada e instantânea. Saber como gerenciar o tempo e otimizá-lo no dia a dia pode ser uma missão difícil, mas extremamente necessária para o sucesso de suas atividades, sejam elas profissionais ou pessoais.

Há quem diga o sucesso depende da chegada do tempo certo, mas a verdade é que quando você entende a melhor forma de administrar a falta de tempo, quem faz o momento certo é você!

Confira nossas 17 super dicas para te ajudar a otimizar seu tempo como um profissional!

1 - E-mail uma vez ao dia

Acessando e-mail uma vez no dia, você otimiza seu tempo produtivo em executar o planejado, e reduz as distrações.

Um grande exemplo disso é o conhecido Método usado por Elon Musk.

Elon Musk é um engenheiro visionário e empreendedor responsável por algumas das empresas mais inovadoras da atualidade como a Tesla e a SpaceX.

Quem ainda não conhece, vale a pena dar uma olhadinha na história do cara.

Com essa vida corrida, o empresário desenvolveu alguns hábitos para economizar tempo e um deles é uma regra feroz para usar seu e-mail:

Ele separa um único momento específico do dia para verificar seus emails e respondê-los.

Além disso, seu endereço é divulgado apenas para pessoas que precisam estar em contato direto com ele e ele não conversa por outros meios, como o telefone, whatsapp, ou qualquer outra para que não gaste tempo desnecessário.

Você não precisa ser tão radical quanto o empresário, mas pode usar esta dica para aumentar sua produtividade e ganhar tempo.

Escolha apenas um horário por dia para olhar seus e-mails.

Você vai ganhar tempo precioso no trabalho focando em atividades sem distrações.

2 - Desative notificações de seu smartphone

As notificações do celular são uma das maiores fontes de distração da atualidade.

Há quem diga que são o pior inimigo da produtividade no trabalho (e também no lazer).

Poucas são as ocasiões em que você realmente precisa atuar sobre aquela informação que chegou naquele momento, sobretudo quando falamos das tão comuns notificações das redes sociais no celular.

Segundo a pesquisa “Futuro Digital em Foco Brasil 2015" (Digital Future Focus Brazil 2015), feita pela ComScore, uma empresa especializada em análise de internet, a população brasileira é líder quando o assunto é gastar tempo nas redes sociais, com uma média 60% maior do que o resto do mundo!

Para não fazer parte dessa estatística, é essencial começar a observar suas atitudes para poder entender como você utiliza seu tempo e reformular isso, de acordo com suas necessidades.

Desatiando as notificações de seu celular você fica mais no controle das interrupções de seu fluxo de trabalho.

3 - Débito automático nas principais contas

Faturas de cartão. Conta de luz. Conta de telefone celular. Conta da NET. Conta de condomínio. Boleto da academia.

Uma pessoa comum possui uma infinidade de contas para pagar todos os meses.

Para facilitar esses compromissos que não temos a opção de adiar, a dica é:

Cadastre as principais contas para debito automático de sua conta bancária.

Fazendo isso você evita ter que todo mês juntar as mesmas contas para pagamento.

Dica: Lembre-se de cadastrar no banco um limite de valor para pagar a fatura automaticamente, assim você evita pagar contas que possam ter sido cobradas com valor errado.

Isso pode equivaler a uma ou duas horas por mês de economia de tempo. Um dia por ano, economizado sem esforço!

4 - Pague todas suas contas em um único dia do mês

Quando não for possível ou não for desejável cadastrar em debito automático, concentre os pagamentos em um dia no mês para pagar contas e fazer seu controle financeiro.

Com esta rotina é maior a possibilidade de conseguir manter as contas e suas finanças em dia.

5 - Deixe as roupas separadas em kits no armário

Já parou para pensar o tempo que você gasta se arrumando para um dia de trabalho?

Pode não parecer muito, mas se você considerar que faz isso todo santo dia, vai perceber que dá pra economizar um bocado de tempo tornando essa atividade mais "automática".

Um exemplo desse hábito de economia de tempo simples é usado pelo fundador do Facebook, Mark Zuckerberg.

Ele possui um hábito de padronizar suas roupas, usando sempre o mesmo estilo, para não gastar tempo escolhendo ou pensando demais nisso.

Organize seu guarda-roupa, deixando suas peças separadas em kits de roupas para cada dia.

Com isso, você não perde tempo demais pensando nessas escolhas ou desviando seu pensamento de coisas que realmente importam.

6 - Método GTD

A filosofia Getting Things Done, ou simplesmente GTD, foi criada por David Allen, um conhecido especialista em produtividade e escritor de diversos livros sobre o assunto.

Pra quem gosta de se aprofundar, ler as obras desse cara é uma ótima dica para você que precisa aprender como gerenciar seu tempo.

Falando de forma simplificada, o GTD é um conceito baseado na ideia de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar, como por exemplo, fazendo listas.

Assim, a mente fica livre de lembrar de tudo e pode se concentrar na execução dessas tarefas.

O GTD se tornou tão famoso que atualmente existem dezenas de aplicativos para ajudar as pessoas a aplicarem o método!

Os apps mais conhecidos para aplicar o GTD são Google Keep, WorkFlowy e o Trello.

Escolha o melhor para seu dia a dia e aproveite!

7 - Técnica de Pomodoro!

Não conhece ainda a técnica de Pomodoro?

É uma técnica de produtividade muito difundida em startups de tecnologia no Vale do Silício no Estados Unidos.

A premissa básica é você compartimentar seu trabalho em "lotes" de 25 minutos ininterruptos de trabalho focado, dedicado a uma única atividade, seguido de 5 minutos de pausa.

A grande sacada é você aproveitar os 25 minutos de foco total para fazer somente uma única tarefa, sem distrações, e usar os 5 minutos de pausa para descansar, e fazer outras coisas como ver as novidades em seu celular, tomar um café ou ler alguma notícia.

Quem usa a técnica de Pomodoro jura de pé junto que é uma das melhores formas para maximizar as horas produtivas.

Para colocar em pratica, há alguns aplicativos legais já disponíveis que te ajudam a aplicar a Técnica!

Confira o aplicativo web para aplicar a Técnica de Pomodoro: https://pomodoro.cc/

Para se aprofundar no assunto, o criador da técnica tem um site bem detalhado:
https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique

8 - Faça uma coisa de cada vez

Focar em uma atividade por vez é uma estratégia muito usada por CEOs e líderes que precisam tomar muitas decisões em um mesmo dia.

Com o celular, computador, email, notificações, colegas de trabalho, reuniões, suas metas, todos competindo por sua atenção é fácil cair em uma zona de baixa produtividade, onde se faz um pouco de cada coisa.

Se dedicar exclusivamente para uma atividade por vez é uma forma bastante eficiente de administrar o tempo.

Quando trabalhando, foque no trabalho. Em suas metas. Em atingir seus resultados. Tire da frente todas atividades que não contribuam pra isso.

Quando em lazer, foque 100% em aproveitar seu lazer.

Assim as horas dedicadas em cada atividade serão mais produtivas. Você ganhará mais horas de trabalho e também mais horas de lazer.

9 - Acorde sabendo tudo que você precisa fazer

Ter um checklist organizado de suas tarefas é uma das formas mais simples de estar sempre focado em execução.

Separe seu Checklist em tarefas em Prioritárias e Não Prioritárias.

As prioritárias são as que você precisa fazer naquele dia. Foque seus esforços em concluí-las.

No dia seguinte, repasse o que você concluiu, refaça sua lista. O que ontem não era prioritário, pode ser que agora seja.

Faça seu checklist antes de sair do trabalho, no dia anterior, ou a noite.

Assim você acorda já sabendo tudo que precisa fazer para ser produtivo.

10 - Supermercado pela internet

Uma das tarefas de rotina que mais gasta nosso tempo é a rotina de compras no supermercado.

A maior parte das pessoas vai de 1 a 2 vezes por semana no supermercado, dedicando de 30 minutos a 1 hora a cada ida, considerando o tempo na loja e tempo no trânsito em deslocamento para chegar ao local de compras.

A dica aqui é:

Faça supermercado pela internet!

Hoje em dia a maioria das capitais do Brasil já possui diversas opções de supermercados que vendem pela internet e entregam em sua casa via delivery.

Essa simples atitude pode economizar de 1 a 2 horas por semana!

No total, são cerca de 84 horas em um ano, ou 3 dias e meio ganhos só por não ir no mercado!

11 - More perto do trabalho

Se morar perto do trabalho pode ser uma opção para você, nossa dica é: aproveite!

O principal ponto positivo é o ganho de tempo, porque morando próximo ao trabalho é possível se dedicar a obrigações domésticas, adiantar projetos, além, é claro de não gastar tempo improdutivo no trânsito.

Uma pessoa que gasta 2 horas por dia de deslocando entre ida e volta ao trabalho, gasta 17 dias por ano, em um tempo totalmente improdutivo!

Se você gasta 4 horas por dia no trânsito ao trabalho, você gasta mais de 1 mês improdutivo todo ano, que poderia estar sendo gasto com mais trabalho (mais dinheiro) e mais lazer, na sua vida.

12 - Máquina de lavar louça

Muita gente considera a máquina de lavar louça um luxo, uma necessidade menor em casa.

Vamos fazer uma conta!

Numa casa com 2 pessoas, gasta-se em média 10 minutos por dia lavando loucas...pouco mais de 1 hora por semana, que no final de um ano, são mais 2 dias de tempo livre!

Será que não vale a pena o valor da máquina para ter 2 dias a mais por ano de tempo livre?

13 - Comidas prontas na geladeira em kits

Ter kits de refeições prontas na geladeira ou no freezer é uma forma prática de economizar tempo na cozinha todos os dias.

Existe a opção de comprar pronto ou fazer você mesmo em casa, mas independente do formato, tendo a refeição montada, você consegue se alimentar sem correria, em 20 minutos, por não ter que preparar o alimento a cada vez.

Levando sua refeição pronta de casa, você ganha de 40 minutos a 1 hora por dia, comparado com seus colegas de trabalho que vão a um restaurante!

Aquele tempo pra estudar pra aquela certificação? Taí!

14 - Não leve o celular para a cama

O celular na cama é um dos maiores causadores de insônia e noites mal dormidas.

Uma pesquisa do King’s College recente concluiu que levar o celular para a cama pode ter efeitos fortemente negativos para a saúde, que podem variar de má qualidade do sono a doenças como obesidade e depressão.

Deixando o celular fora do quarto você reduz os estímulos antes do sono, melhora a qualidade do sono e disposição ao longo do dia.

15 - Terceirize a resolução de rotinas pelo celular

Hoje já existem diversos aplicativos para terceirizar a resolução de rotinas que ocupam nosso tempo produtivo.

O Rappi e o Glovo são aplicativos em que é possível, inclusive, solicitar levar e buscar as roupas na lavanderia, buscar documentos ou até solicitar a um shopper ir em uma loja comprar um presente em uma loja fora do caminho.

Aproveitando seu tempo livre de fato para lazer, você já ganha algumas horas por semana dedicadas a rotinas que outra pessoa pode fazer, por um baixo custo.

16 - Banco pelo celular

Fazer banco pelo celular é uma boa forma de administrar melhor o tempo, e ficar longe de fila de banco.

A maioria dos aplicativos e sites de internet banking já permite pagar todo tipo de conta, boletos, impostos, e até fazer aplicações e investimentos.

Fazer banco pelo celular e fazer seu controle financeiro todo em um dia só do mês são dicas poderosas que podem economizar HORAS no mês.

17 - Método Womack

James P. Womack é um pesquisador e escritor que desenvolveu a filosofia de pensamento Lean, um pensamento de gestão focada na redução de sete desperdícios: super-produção, tempo de espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimento e defeitos, conhecido como Sistema Toyota de Produção.

E o que isso tem a ver com as nossas dicas de como administrar o tempo no dia a dia?

Um dos métodos apresentados por Womack, para acabar com a falta de tempo é organizar suas tarefas em verbo: "enviar o email", "concluir o relatório x".

O método é um recurso eficaz, porque explicita exatamente a ação que precisa ser executada para concluir com sucesso a tarefa.

Fechando o tema...

E aí? Gostou das dicas?

Deixa um comentário de qual a que você mais se identificou!

Se tiver sugestões legais de outras formas de administrar o tempo de forma eficiente, deixa aí embaixo.

Até à próxima!